Diez claves en procesos de transformación de las empresas

Existen diversas razones por las que una organización se ve en la necesidad de realizar cambios profundos. En Overlap es frecuente que nuestros clientes nos contacten con proyectos de transformación como implantación de nuevos modelos comerciales, fusiones o alianzas entre compañías, implantación sistemas tecnológicos, reestructuras, cambios en procesos, incorporación a nuevos mercados, tercerización o centralización de servicios, cambios de sede, etc.

Todos estos proyectos de transformación han tenido como factor común la desestabilidad e incertidumbre para sus colaboradores, poniendo en riesgo el éxito del programa. 

Cuando abordamos un proyecto de transformación, recomendamos a nuestros clientes considerar estos diez factores que permiten facilitar la transición en las personas y lograr el éxito en esta ardua tarea:

1.      La delimitación de alcances entre áreas

Aunque esta pareciera ser una tarea que se delimita en el mapeo de nuevos procesos, existen diversas políticas y procedimientos que deberán escribirse a partir de ellos. Por ejemplo: si surge una nueva tarea que es compartida entre dos áreas, habrá que definirse quién será el responsable y cuál es el procedimiento si la tarea no se cumple.  

2.      El foco en el cambio verdadero

Recordar que el cambio no radica en una nueva tecnología, sede, proceso, compañía. El cambio verdadero proviene de los motivos, los valores, las actitudes, las habilidades y los conocimientos que se modifican en las personas. Este cambio puede resultar el más costoso y a su vez en el motor más potente para consolidar el cambio.

3.      El manejo del duelo

Acostumbrados a realizar sus funciones de la misma manera por un largo tiempo, sumado al doloroso periodo de transición, causará que las personas cuestionarán severamente las razones de este cambio. Una dosis fuerte de comunicación desde la fase de conceptualización del proyecto que explique los beneficios y prevea esta fase crítica, disminuirá impactos indeseables.

4.      La necesidad de nuevas herramientas

La organización debe plantearse si la transformación contempla los habilitadores para los nuevos cambios: infraestructura, material de consulta, medios de comunicación y retroalimentación, herramientas de planeación y seguimiento a procesos, etc.

5.      El monitoreo y seguimiento de riesgos

Una sencilla tarea puede ser plantearse una lista de todo lo que podría salir mal durante el proyecto y definir acciones preventivas para cada riesgo.

6.      El apoyo de agentes de cambio internos

Identificar en la organización líderes de cambio que sin importar su puesto o antigüedad tengan un alto poder de influencia a su alrededor.  Sus principales responsabilidades serán bajar la comunicación, facilitar la capacitación y asistir en el periodo de transición.

7.      El monitoreo del estado de ánimo en la transformación

Abrir diversos canales de comunicación para recibir feedback en el proceso de cambio favorecerá el contar con una guía de actuación para mitigar incertidumbre y prevenir situaciones fuera de control.

8.      Apelar a la madurez de las personas en la comunicación

Existen ejemplos de empresas en los que las personas aun a pesar de saber que entrarán a un proceso de reestructura siguen apoyando hasta el final el proceso de transformación. Cuando la comunicación es transparente las personas reaccionan de manera más madura y efectiva en procesos de transformación.

9.      El proceso de aprendizaje en la transformación

La formación durante el periodo de cambio debe complementarse tratando desde el principio factores actitudinales, beneficios de la nueva situación y habilidades requeridas para el logro de las nuevas tareas o situación deseada.

10.   La implantación sobre el terreno y actividades de reforzamiento

Durante la implantación del cambio la red de Agentes de Cambio deben estar distribuidos de tal manera que puedan asistir personalmente a los colaboradores en la puesta en marcha del nuevo esquema. Sesiones de reforzamiento se requerirán para aclarar dudas.

Por otro último, sugerimos a nuestros clientes que antes de iniciar su proceso de trasformación estén preparados para resolver a cada colaborador de manera personal sus inquietudes. En nuestra experiencia les aseguramos como máxima de este tipo de proyectos que si estas preguntas no se resuelven por la vía oficial serán resueltas de manera extraoficial, con lo que esto implique: 

  • ¿Conservaré mi empleo?
  • ¿Tendré más, menos o nuevas actividades dentro de mi rol en el proceso de transformación?
  • ¿Qué implicará para mí este proceso de transformación?
  • ¿Con qué herramientas contaré?
  • ¿Qué gano yo para decidirme a moverme a la nueva situación?

Para más información te recomendamos visitar estas ligas:

http://www.forbes.com/sites/mikemyatt/2012/02/07/how-to-lead-change-3-simple-steps/

http://books.google.com.mx/books?id=WbpH7p5qQ88C&printsec=frontcover&dq=beyond+change+management&hl=en&sa=X&ei=kEfzTpewMYKpiQLGz5S8Dg&redir_esc=y#v=onepage&q=beyond%20change%20management&f=false

http://www.pmi.org/~/media/PDF/Knowledge-Shelf/EmbraceExploitChange_Levin.ashx

http://www.connerpartners.com/frameworks-and-processes/the-real-story-of-the-burning-platform

http://guiapracticadelpmp.com/

 

2 comentarios
  1. un invitado
    un invitado Dice:

    Muy bueno este blog! Para mi los pasos más importantes de estos 10 pasos, son:
    1.La Comunicación potente a los equipos del porque del cambio, de las fases y de las oportunidades que nos traerá ese cambio, así como las barreras que deberemos enfrentar.
    2. Tener agentes el cambio comprometidos e potentes y ferramentas que apoyen el cambio.
    3. El acompañamiento constante con indicadores mensurables.

    Responder
  2. un invitado
    un invitado Dice:

    superacion personal
    La verdad al prinsipio me costo mucho entender las cosas estava muy confundido . Avese senti k a nadien le importava .. y ahora k entendi las cosas es trabajar en conjunto con actividadaes creativas .. muchas grasiass

    Responder

Dejar un comentario

¿Quieres unirte a la conversación?
Siéntete libre de contribuir

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *