Cómo desarrollar equipos de Ventas “Ágiles”

Hoy en día, el trabajo de los agentes comerciales dista mucho de aquellas llamadas en frío a los posibles clientes o del uso de hojas de cálculo para registrar las preferencias que un consumidor ha trasladado a su comercial de zona. Los usuarios demandan información y atención personalizada y pertinente. Es decir, que las empresas se pongan en contacto con ellos en el momento en el que el cliente lo requiera y que den respuesta a sus solicitudes de un modo ágil.

Para poder hacer frente a este gran reto, las compañías deben sustituir su tradicional gestión de proyectos predictiva por la creación de procesos iterativos. ¿Cómo se logra? Adaptando la metodología Agile al funcionamiento de los equipos de Ventas.

Qué es la metodología Agile

En el método Agile la clave está en la agilidad o rapidez en la ejecución de los proyectos. Esta inmediatez que exigen los nuevos tiempos requiere de los departamentos de Ventas un esfuerzo extra a la hora de definir los procesos comerciales. Para ello, la metodología Agile toma prestado del rugby el concepto Scrum, que se refiere precisamente a la necesidad de que los equipos cuenten con hojas de ruta que faciliten su coordinación y hagan posible llegar a esa deseada rapidez de respuesta.

Este nuevo paradigma se ha revelado en los últimos tiempos como una excelente solución ante un problema acuciante en los equipos de Ventas de todo el mundo: la necesidad de reducir costes y aumentar el trato personalizado con los clientes.

El uso de esta metodología ha venido, por tanto, a revolucionar las técnicas de gestión de proyectos, mejorando la productividad de los equipos y creando un sistema de corresponsabilidad y autogestión de los agentes de Ventas.

Cómo aplicar la nueva metodología

El primer paso para aplicar el método Agile es la definición clara de los objetivos. Después, esos requisitos se dividen en bloques de acción que serán desarrollados por el equipo comercial en hitos denominados Sprints. Este proceso tiene una duración de 2 a 4 semanas aproximadamente y, para poder realizar un seguimiento continuo de la gestión de los proyectos los equipos deberán reunirse diariamente durante 15 minutos.

Al mismo tiempo, el Scrum master o director del equipo comercial debe otorgar a los agentes de ventas empowerment o capacidad para tomar decisiones ágiles. Y los agentes, por su parte, deben ser capaces de resolver problemas por si mismos. De modo que ninguna acción se paralice porque un agente no pueda tomar una decisión o no sepa cómo responder a un cliente.

La clave está en ser capaces de generar procesos iterativos, que puedan ser repetidos y adaptados con rapidez para que cada agente pueda trabajar de forma independiente, pero coordinada, y realizar sell out o ventas adaptadas a cliente.

Otro motivo por el que los equipos de Ventas requieren de la aplicación de esta nueva técnica es que los departamentos comerciales deben trabajar de forma coordinada con otras áreas del negocio. Los departamentos de Trade Marketing, Controllers, Logística, Customer Service, etc. trabajan también enfocados a conseguir la satisfacción del cliente y, por tanto, es necesario contar con procesos que permitan a todas las áreas implicadas realizar seguimientos continuos de cada proyecto. Además, este sistema hace posible un control más exhaustivo y una toma de decisiones más ágil, al permitir que se fragmente cada objetivo hasta desarrollar indicadores prácticos.

Las ventajas de adaptar los equipos comerciales a la metodología Agile no se quedan ahí. En un mundo en el que los datos son el nuevo petróleo, este método permite a los equipos comerciales hacer una “Foto del Éxito Comercial” para detectar qué estrategias han sido más rentables y aplicarlas a toda la organización.

5 pasos para implementar el método Agile

¿Qué se necesita para implementar este método en un equipo de Ventas?

• Roadmap o hoja de ruta que priorice y defina iniciativas de venta alineadas a la visión global de la organización.
• Tecnología móvil que dé información en tiempo real.
• Canales de comunicación interna y externa.
• Un manager con un liderazgo centrado en la comunicación y en el empoderamiento de los equipos de ventas.
• Equipos formados para actuar de forma ágil y tomar decisiones.

Andrés Ríos
Director de Marketing de Overlap